Solução escolhida
O mercado de comércio e manutenção de veículos é conhecido pela sua complexidade a nível de gestão, nomeadamente no que concerne ao controlo das frotas e das facturações, entre outras áreas. A A.C. MANutenção e Comércio de Veículos, SA, empresa fundada em 2003 que é distribuidora oficial de Veículos da marca MAN, foi uma das empresas deste sector que sentiram a necessidade a automatizar os processos ligados à gestão do seu negócio, razão pela qual decidiu confiar nas soluções da PHC para se modernizar.
A empresa deixou para trás uma solução de gestão automóvel desadequada das actuais necessidades e juntou-se à inCentea ( www.incentea.pt ), parceiro PHC que já tinha proporcionado uma experiência positiva numa outra empresa do Grupo, nomeadamente a ACtoRent, para levar a cabo um projecto assente nas aplicações da software-house lusa. A empresa implementou o PHC Advanced 2008, com os módulos PHC Gestão, PHC Suporte, PHC Frota, PHC Contabilidade, PHC Letras, PHC Imobilizado e PHC Pessoal, que estão licenciados para 46 utilizadores simultâneos, embora seja acedida por cerca de 100 utilizadores (50 dos quais remotos), numa implementação que envolveu 4 recursos internos e 4 externos.
A escolha do implementador
A escolha por PHC “deveu-se à decisão da empresa em optar por uma solução generalista mas bastante flexível e que permitisse personalizar/adaptar o sistema à nossa realidade e aos nossos processos”, referiu Telmo Vicente, responsável de Sistemas da Informação da AC - MANutenção. “Havia também a hipótese de optar por uma solução específica para o ramo automóvel, pois teríamos a vantagem de estarem previamente desenvolvidos os principais processos da nossa actividade, mas, por outro lado, perderíamos na possibilidade de personalização do Sistema à nossa medida”, disse. O PHC “mostrou ser um software flexível e com grande potencial ao nível da parametrização, que permitiu que fosse o sistema a adaptar-se à nossa organização e não nós a adaptar-nos ao sistema”, rematou.
Na opinião de Pedro Sá Silva, responsável da inCentea, as grandes mais-valias para o sucesso da implementação da solução “foram as integrações dos diferentes módulos evitando a existência de trabalhos em duplicado e de difícil controlo e principalmente a flexibilidade do software”. O Software PHC possui uma framework extremamente desenvolvida e aberta permitindo que os parceiros implementadores adaptem facilmente a aplicação ao funcionamento e às necessidades de qualquer organização, o que permitiu espelhar os procedimentos escritos no próprio programa, automatizando e simplificando um conjunto de processos.
Com o PHC a funcionar em pleno, os responsáveis conseguiram redesenhar e agilizar os processos e incorporar no seus Sistemas de Informação muitos outros processos que já existiam mas que corriam em paralelo e autonomamente, cuja gestão era feita de forma manual e que implicava duplicação de trabalho. “Isto permitiu obter ganhos óbvios ao nível da produtividade, fiabilidade e disponibilidade da informação, algo que é fundamental para o bom funcionamento de qualquer organização”, revelou Telmo Vicente. Por outro lado, o PHC permitiu introduzir uma ferramenta indispensável para o crescimento sustentado e descentralizado traçado pela organização, nomeadamente a Central de Compras, cujo objectivo é controlar e optimizar as compras e obter maior rentabilidade.
Benefícios do projecto
A intuitividade das soluções da PHC foi, segundo o responsável informático da AC – MANutenção, um dos factores que também pesaram na escolha do PHC, pois “é ser fácil de utilizar, tendo em conta que pretendíamos que todas as pessoas da organização utilizassem o sistema, desde o aprendiz de mecânico até a administração”. A formação decorreu de forma faseada e por cada departamento, tendo a 1ª fase decorrido em Sala e cada departamento despendeu um dia de formação. Posteriormente, no seu posto de trabalho, os utilizadores tiveram formação do sistema em ambiente teste, durante 8 a 15 dias, em paralelo com a sua actividade.
Entusiasmada com a performance da PHC, a AC – MANutenção já está a pensar nos próximos passos a curto prazo, nomeadamente na implementação do módulo PHC ControlDoc, a solução da PHC que pretende melhorar a actuação das companhias, permitindo arquivar em formato digital todo o tipo de ficheiros (imagens, documentos texto, folhas de cálculo e PDFs, entre outros) e relacioná-los com os dados existentes nas restantes aplicações.
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