Solução escolhida
A unidade hoteleira não possuía nenhuma ferramenta de gestão e tinha a necessidade de melhorar a produtividade de alguns funcionários e os próprios processos de gestão, razão pela qual optou pela implementação do PHC Advanced 2006, numa solução composta pelos módulos Gestão, Contabilidade, Pessoal, Imobilizado e Conector.
A opção pelas ferramentas da PHC surgiu de uma forma simples para os executivos do Convento do Espinheiro. “Além das boas impressões que obtivemos de outras empresas e conhecidos que já possuíam software PHC, foram as soluções com a melhor relação custo/benefício que obtivemos”. Posteriormente, as demonstrações “efectuadas permitiram-nos concluir que se tratava de facto da solução mais adequada às nossas necessidades”, continuou o mesmo responsável.
Com a nova ferramenta, o Convento do Espinheiro passou a possuir uma solução de gestão completa e integrada que ajuda a dinamizar a sua gestão e a performance dos seus funcionários. De acordo com Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro, “conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organização, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes”.
O módulo de gestão vai permitir à empresa ter o controlo total das actividades relacionadas com os clientes e as vendas, através das tarefas da área de gestão de clientes, de contas correntes e de cheques em carteira, de documentos de facturação, de gestão de comissões e de recibos (normais ou de adiantamentos), entre outras funcionalidades. Com a utilização do módulo de Contabilidade, o Convento do Espinheiro passa a controlar informaticamente toda a contabilidade, geral ou analítica, de uma forma simples e prática, e com o módulo Pessoal a efectuar a supervisão e execução eficaz de tudo o que está relacionado com pessoal e salários. Através do módulo Imobilizado, da PHC, o Convento do Espinheiro passa também a ter controlo total do património e fazer a automatização da carga administrativa, com processamento automático de amortizações e reavaliações e impressão simples e rápida dos mapas legais.
A escolha do implementador
A implementação ficou a cargo da Multicomputer – Soluções de Informática
(www.multicomputer.pt), que levou o projecto a cabo em aproximadamente quatro meses, período que conta também com a formação facultada aos utilizadores da unidade hoteleira. Foi um projecto faseado que começou por reuniões de trabalho com todas as partes envolvidas (cliente final e parceiros tecnológicos) para levantamento de necessidades, a que se seguiram algumas reuniões com o outro parceiro tecnológico para esclarecimentos técnicos e testes, concluindo com simulações antes do real arranque.
A implementadora manteve-se posteriormente a desenvolver os interfaces entre o PHC e o software Micros Fidelio. Com a solução PHC e os interfaces de ligação este software, o cliente “consegue ter uma verdadeira solução global integrada, cobrindo todas as áreas de gestão do Hotel, desde a comercial (front-office e back-office) até à administrativa e financeira”, disse João Ferreira, director comercial da Multicomputer.
Benefícios do projecto
O sucesso deste projecto também deriva da facilidade de utilização da ferramenta que, sublinhou responsável do Convento do Espinheiro, “é bastante intuitiva e muito fácil de utilizar”. Mesmo assim, “para que possamos utilizar esta preciosa ferramenta de uma forma bastante optimizada, tivemos de investir um pouco em formação a utilizadores”, sobretudo para as quatro pessoas que vão utilizar a ferramenta de uma forma mais regular. Dinis Pires está certo que o software “irá oferecer rapidamente o retorno do investimento dos 25 mil euros efectuados, valor que também inclui a aquisição de um servidor”.
Apesar de não terem planos imediatos de expansão deste projecto com a aquisição de novos módulos, tal não significa que num futuro próximo e após estabilização da solução actual, não surjam necessidades de novos módulos. “É nosso interesse e é filosofia desta organização estar sempre actualizados em termos tecnológicos”, revelou o responsável do Convento do Espinheiro. |