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PHC CRM e integração com o Outlook

Duas ferramentas complementares em perfeita harmonia


O Microsoft Outlook é sem dúvida uma ferramenta comummente utilizada no dia-a-dia do tecido empresarial. Os utilizadores, nas mais diversas áreas de negócio, contam com esta ferramenta para gerir as suas tarefas, as suas datas, os seus contactos e comunicar com eles.

Se compararmos o Microsoft Outlook ao PHC CRM parece-nos que ambos se encontram numa posição de concorrência. No entanto, se medirmos o alcance de cada uma das aplicações apercebemo-nos que tal percepção é totalmente errónea.

A verdade é que os utilizadores gostam de trabalhar com as duas ferramentas numa dinâmica de complementaridade. Por conseguinte, a PHC disponibiliza desde a versão 2006, disponível em todas as gamas, a Sincronização com o Outlook. Esta integração de informação permite ao utilizador encontrar e gerir as mesmas datas, tarefas, visitas, contactos, agenda e e-mails, consoante os módulos adquiridos, nas duas aplicações.

Esta iDirecto pretende salientar a importância de tal sincronização no Software PHC®, explicando o processo de sincronização de informação entre o módulo PHC CRM Comercial e o Microsoft Outlook.

Se possuir o PHC CRM pode sincronizar as Marcações, as suas Visitas e os seus Contactos. Para aceder ao ecrã ilustrado na imagem abaixo deve seleccionar a opção Sincronização com Outlook existente nas opções de menu dos ecrãs de Contactos, Visitas e Agenda de Marcações.




As Marcações não são mais do que datas que o utilizador sente necessidade de marcar na agenda, para gerir o seu tempo da melhor forma. Os campos das Marcações cujos dados passam para o Outlook são o Texto da marcação, o nome do cliente e se a marcação é ou não indesmarcável, a área, a data, hora de início e de fim e o texto sobre marcações.

As Visitas são acções específicas do módulo PHC CRM Comercial, que podem ser marcações ou tarefas, sendo que apenas as primeiras são sincronizáveis com o Outlook. As visitas são associadas a Clientes Potenciais ou a Contactos do PHC CRM. Os campos que são sincronizados com o Outlook são o resumo da visita, data, hora, duração e relatório.

Por fim temos os Contactos que são as Entidades a ser utilizadas no PHC CRM. Os campos da tabela de Contactos que são sincronizados entre as duas aplicações são o nome, morada, local, código postal, nº de fax, telemóvel, morada de e-mail, endereço web, data especial e o campo observações.

Relativamente à comunicação entre as duas aplicações, é possível sincronizar dados nos dois sentidos. No entanto, esta sincronização é efectuada da seguinte forma:
- Primeiro são lidos os dados que já existem no Outlook e só depois passam os novos registos das tabelas existentes no PHC para o Outlook.
- Depois são verificadas as Marcações, Visitas e Contactos das duas aplicações. Se tiver existido alguma alteração a aplicação actualiza os dados desse registo com as últimas actualizações. Esta actualização é efectuada pela comparação de datas e é efectuada no PHC se o registo mais actual se encontrar no Outlook e vice-versa.

A criação de novos registos na aplicação é sempre efectuada no mesmo sentido, ou seja, devem ser criados os novos registos no PHC e só depois podem ser sincronizados com o Outlook.

No final da sincronização o utilizador pode observar um relatório das actualizações efectuadas.




Concluindo, a Sincronização com o Outlook é por si só uma ferramenta que engrandece o PHC CRM, transformando-o na ferramenta ideal a adoptar para a gestão da actividade comercial da sua empresa. Esta rotina permite optimizar a utilização das duas aplicações retirando delas o maior partido.

Com esta ferramenta integradora sabemos que o Software PHC® faz os seus utilizadores mais felizes. E utilizadores felizes são muito mais produtivos.

Envie as suas sugestões relativas ao Software PHC® através do link Sugestões iDirecto PHC.

Contamos que lhe seja útil esta informação e esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Até à próxima,

Márcia Silva
Qualidade
PHC



Setembro 2009

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