Quando se apercebeu que não estava a responder eficazmente às
necessidades dos membros, iniciou um estudo de mercado de forma a
descobrir como agilizar os seus processos internos de modo a que a
informação chegasse mais rápido ao destino e os associados partilhassem
as acções da instituição, tivessem acesso a novas directrizes, novas
campanhas ou novos serviços disponibilizados pela Casa da Imprensa. O
que mais preocupava a instituição era a forma de integrar as informações
do vasto leque de facilidades que oferece aos associados e a interacção
das mesmas com os membros.
Solução escolhida
A instituição implementou então o PHC Advanced, nomeadamente os módulos
PHC Pessoal, PHC Contabilidade, PHC Gestão e PHC Clínica, num processo
abrangente que resultou numa solução de excelência. O elevado grau de
customização do software “permitia redesenhar os circuitos da informação
da instituição consoante as suas necessidades e abandonar o sistema
rudimentar que possuíamos” referiu Andrade Costa.
“O nosso principal cuidado foi a migração dos dados do sistema antigo
para o Software PHC de forma a não perdermos um único contacto e
respectivo historial”, disse Jorge Silva, responsável da Unidade de
Negócio ERP da ATKS, que relevou também que o projecto se iniciou pela
implementação do módulo PHC Contabilidade, sendo posteriormente
instalados os módulos PHC Gestão e PHC Clínica. Na implementação do
sistema estiveram envolvidos dois elementos internos da associação e
quatro elementos da ATKS, estando neste momento dez pessoas em contacto
com as aplicações, as quais receberam uma breve formação dado o elevado
grau de intuitividade da aplicação.
A escolha do implementador
Depois de analisar e avaliar várias soluções, muitas das quais se
mostravam morosas e dispendiosas, a empresa seleccionou a ATKS, empresa
de consultoria em tecnologias de informação, para implementar o software
pela competência que a mesma mostrou e pela capacidade de adaptar o
Software PHC à realidade organizacional da Casa da Imprensa.
“O PHC é um software com relevância no mercado a nível de gestão
empresarial, daí o termos escolhido”, comentou o Engº. Andrade Costa,
Director Geral da Casa da imprensa, que continuou: “Por outro lado,
sabíamos que a maior parte das soluções de gestão existentes no mercado
se encontram direccionadas para empresas comerciais o que, no nosso
caso, implicava algumas diferenças de conceitos em virtude de sermos uma
associação mutualista. A ATKS mostrou-se capaz de adaptar o conceituado
Software PHC à nossa realidade, o que ajudou na nossa decisão.”
Benefícios do projecto
“Chegámos a uma solução de excelência e adequada à associação, que já
mostra melhorias a nível da qualidade de serviços prestados aos
associados e o fácil acesso à informação, conseguindo agora satisfazer
as necessidades dos seus membros em tempo útil e com precisão, pois têm
um maior controlo das actividades dos mesmos”, comentou Jorge Silva.
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