Solução escolhida
A empresa Assicomate é especializada na comercialização de materiais de construção, oferecendo uma gama alargada de produtos que cobre a generalidade das necessidades do consumidor final e empresas, directa ou indirectamente ligadas ao mercado da construção.
A informática de gestão anteriormente em utilização na Assicomate assentava nos produtos franceses RUBI e TURQUOISE, da Leginor, correndo em IBM AS/400.
Aquele sistema, introduzido quando da participação de um parceiro francês no capital da empresa, apresentava problemas ao nível da lentidão de resposta, impossibilidade de criar novas funcionalidades de acordo com a evolução da organização, dependência da ferramenta profissional QUERY 400 para criar quaisquer novas listagens ou relatórios, interface para o utilizador muito pobre e, essencialmente, impossibilidade de manter as linhas de caixa das lojas a facturar quando da ocorrência de quebras nas linhas de comunicações da sede para as lojas.
Tornou-se assim imperioso efectuar a transição para um novo sistema que deveria assegurar o funcionamento sobre uma base de dados robusta, e ser simultaneamente capaz de gerir um grande volume de dados com um elevado número de utilizadores em simultâneo.
O produto escolhido para responder às necessidades do projecto foi o PHC Enterprise, correndo sobre Microsoft SQL Server 2000. Enquanto a escolha do Enterprise asseguraria a capacidade de gerir a grande parte da actividade comercial e financeira da empresa, pelo elevado número de funcionalidades presentes e disponíveis de um modo simples para o utilizador, a base de dados Microsoft SQL Server 2000 e o modo como o Enterprise faz uso da mesma assegurariam excelentes ferramentas de reporting, e assegurariam excelente desempenho com elevado volume de informação e grande número de utilizadores.
As funcionalidades inerentes ao Microsoft SQL Server 2000 permitiriam implementar bases de dados replicadas, logo com importante imunidade às quebras de comunicação entre lojas e para a sede.
As funcionalidades pretendidas pela Assicomate recomendaram a implementação dos seguintes módulos do PHC Enterprise:
» ENTERPRISE Contabilidade
» ENTERPRISE Gestão
» ENTERPRISE POS´s
» ENTERPRISE Letras
» ENTERPRISE Recursos Humanos
» ENTERPRISE CRM
» ENTERPRISE Imobilizado
O total de utilizadores a suportar, na sede e no conjunto das suas 3 lojas informatizadas abrangia um total de 50 utilizadores simultâneos, distribuídos entre perto de 20 utilizadores na sede e 30 utilizadores no conjunto das 3 lojas.
O stock activo era superior a 40 mil referências, sendo emitidos mais de 600 mil documentos de venda por ano.
O total de utilizadores de back-office encontrava-se na sede, sendo o trabalho das lojas distribuído entre operações de caixa e operações de back-office de loja.
As lojas e a sede estavam inicialmente ligadas por por linhas permanentes a 64K, tendo sido decidido elevar este valor para 128K de modo a assegurar largura de banda com margem de segurança suficiente para as replicações e tarefas de manutenção remota. Por outro lado, existia a necessidade de partilha de informação de umas lojas para outras e entre lojas e sede, nomeadamente relativa a vendas, movimentação de stocks, configurações da aplicação e outras. Era igualmente um requisito da implementação que esta respeitasse os lapsos de tempo entre a inserção ou modificação de determinada informação numa loja e o seu reflexo noutra loja, os quais variam, dependendo da informação em questão, de minutos a um dia.
A escolha do implementador
O projecto, desenvolvido pela Sidinfor (www.sidinfor.pt), empresa especializada em projectos PHC ENTERPRISE, beneficiou de um importante envolvimento por parte da direcção financeira da empresa, cuja presença foi uma constante no decurso do trabalho desenvolvido pela Sidinfor, o que lhe permitiu uma participação activa no desenvolvimento do mesmo.
Segundo palavras do Dr. José Ribeiro, Director Financeiro da empresa, e na altura responsável por toda a informática, “A Assicomate seleccionou o Enterprise V2 correndo sobre a plataforma Microsoft ( Windows 2000 Server, Outlook 2000 e Exchange Server 2000 ) por considerar ser esta uma solução de tecnologia inovadora e com estabilidade já comprovada”.
A replicação foi implementada com recurso às configurações disponíveis no Microsoft SQL Server 2000, mas também à programação Visual Basic e utilização do Data Transformation Services. A replicação de bases de dados programada pela Sidinfor com recurso às funcionalidades inerentes ao Microsoft SQL Server 2000, permitiu que a Assicomate colocasse as 3 lojas mais a sede em operação simultânea com partilha de informação entre elas, e simultaneamente assegurando imunidade às quebras de comunicação nas linhas, que nestas zonas ocorrem com alguma frequência.
O arranque da aplicação deu-se sem problemas, quer no controlo de gestão proporcionado pelo Enterprise assim implementado, quer na aceitação do novo interface por parte dos cerca de 50 utilizadores simultâneos.
Também o desempenho registado pela solução implementada, Enterprise sobre base de dados Microsoft SQL Server 2000, ficou comprovado por uma mais rápida resposta do sistema na consulta de dados, emissão de mapas e outros. Em alguns casos foram obtidos ganhos significativos, os quais permitiram que mapas que demoravam algumas horas a emitir passassem a estar disponíveis em 3 a 4 segundos.
Tanto na sede como nas lojas, o arranque do novo sistema decorreu sem falhas, tendo o cliente optado expressamente por abandonar totalmente o anterior sistema logo que o Enterprise começou a ser utilizado.
Benefícios do projecto
A solução implementada beneficiou claramente a Assicomate pela flexibilidade proporcionada. Uma vez que a solução tem como base uma estrutura relacional dos dados sobre Microsoft SQL Server 2000, e em conjunto com as ferramentas de reporting disponibilizadas neste sistema, tornou-se possível aos utilizadores a criação de múltiplos mapas de informação relacionada à sua medida, orientados por wizzards e sem necessidade de programação.
Dada a possibilidade de exportação directa de dados com análises multidimensionais para formatos XLS (Microsoft Excel), tornou-se possível aos utilizadores mais experimentados a realização das suas próprias análises multidimensionais interactivamente sem recurso à programação. Por outro lado, foi possível uma maior facilidade de pesquisa de artigos não etiquetados, registos de clientes e outros nos novos POS. Os relatórios de análises de caixa disponíveis no novo sistema permitem um muito melhor controlo e análise da actividade das caixas. O novo sistema permitia também uma mais abrangente integração na contabilidade, tanto ao nível da gestão comercial como recursos humanos, letras e imobilizado, com resultados imediatos ao nível da redução da carga de trabalho e redução de erro humano.
Fruto da utilização de interfaces de utilização mais actuais e modernos, com melhor funcionalidade, foram registados claros aumentos de produtividade para todos os utilizadores. É exemplo a gestão das compras agora muito mais eficiente pela possibilidade de o próprio utilizador criar listagens, filtros e exportações para XLS à sua medida em cada momento.
Por último, a integração com outras aplicações, como o servidor de correio electrónico Microsoft Exchange Server 2000 permitia o envio automático por e-mail, directamente da base de dados para os responsáveis, de alertas de reduções de stocks, posições de tesouraria e listagens de guias de remessa por facturar. São exemplos da economia de tempo em termos de pesquisas e controlo, da antecipação da chegada de informação e respectiva tomada de decisões e da redução do esquecimento e falha humana, resultantes da implementação do novo sistema.
Nas palavras do Dr. José Ribeiro, “Em consequência do sucesso deste projecto, decidimos agora avançar para a realização de um projecto equivalente mas de maior dimensão, numa outra empresa do grupo A Silva & Silva.”
(artigo publicado na Revista Microsoft)
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