| Características Principais : Controlo total
Controlo de Vendas
Gestão de Stocks
Controlo de Clientes
Contas Correntes
Dossiers Internos
Encomendas a Fornecedores
Compras
Gestão de Tesouraria
Gestão Bancária
Reconciliação Bancária
Análise Gráfica
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O package PHC Empresa é a sua solução
para a informatização das áreas mais importantes da sua Empresa.
De facto, com esta aplicação irá controlar a gestão de :
- Clientes, Vendas e Rentabilidade
- Fornecedores, Compras e Encomendas
- Folhas de Obra e outros documentos internos
- Gestão de stocks e contas correntes e
- Controlo de Tesouraria, Caixa e Bancos
e tudo isto muito fácil de utilizar, 100% integrado e em
32 bits!
Assim, com a integração total, a sua Empresa poderá
ser controlada em todas as suas vertentes, vindo daí as maiores vantagens deste conjunto
de programas.
A outros níveis, a integração irá poupar tempo e trabalho aos utilizadores, como por
exemplo, a emissão de uma venda a dinheiro, a qual, vai automaticamente actualizar a
facturação e a tesouraria ou a emissão de um cheque que actualiza de uma só vez a
conta corrente do fornecedor, a tesouraria e a correspondente conta bancária, escreve e
imprime a carta para o envio, etc., etc..
Assim a maior quantidade de programas não traz mais trabalho mas sim maior controlo e
integração.
Controlo de Clientes
Aqui temos diversas áreas da actividade de qualquer empresa, as quais, ficam
completamente controladas com a sua utilização. São elas:
O módulo de VENDAS permite efectuar
a facturação, ou seja, emitir facturas, notas de débito, de crédito, guias de remessa,
vendas a dinheiro, facturas proforma, etc., as quais, vão automaticamente actualizar os
stocks ( dar baixa dos artigos ), actualizar as contas correntes ( nomeadamente os saldos
dos Clientes ) e a ficha do Cliente ( com a facturação acumulada, os saldos por idades,
etc. ). É claro que, já que pode emitir, também pode alterar, eliminar, consultar, etc,
todos os documentos, bem como calcular totais por códigos, por datas, globais, etc.... No
que diz respeito à emissão do documento propriamente dita, esta é toda automática e
integrada, existindo várias tabelas pré-definidas pelo utilizador (I.V.A., condições
de pagamento, etc. ), as quais simplificam e aumentam a velocidade de emissão de
documentos.
Pode ainda :
- Emitir qualquer outro tipo de documento de facturação,
- Introduzir rápida e facilmente os documentos,
- Analisar a rentabilidade documento a documento
- Integrado 100% com o restante software PHC.
O módulo de STOCKS permite controlar as existências em armazém,
bem como lançar as entradas de artigos. Aproveitando todos os movimentos com os artigos,
o programa permite listagens de quais os produtos que dão mais lucro, aqueles que mais
vendem, aqueles que mais pesam nas compras, etc. A outro nível, podemos ainda controlar
os produtos que estão acima de um stock máximo, aqueles que devem ser encomendados ou
ainda aqueles que já se encontram em completa ruptura.
Pode ainda :
- Controlar os stocks em multiarmazém,
- Utilizar e criar Produtos compostos,
- Executar Produção de produtos,
- Gerir automaticamente encomendas a fornecedores,
- Ter um sistema de Multifornecedor por cada produto (O
programa até escolhe qual o melhor para fornecer),
- Emitir mapas de inventários e preçários
desenhados/definidos pelo utilizador.
O módulo de CLIENTES permite arquivar e controlar os dados
básicos dos nossos Clientes, como por exemplo, nome, morada, nº de contribuinte, zona,
etc. Aqui é ainda possível analisar os saldos dos Clientes, bem como determinar os mais
importantes através de listagens ordenadas por facturação, rentabilidade, etc.. Como
utilitário muito usado pela maioria das Empresas, este programa permite ainda criar e
enviar mailings para os Clientes com o texto que se desejar.
Pode ainda :
- Executar mailings personalizados,
- Rankings de clientes por facturação, rentabilidade ou
saldo
- Cálculo de prazo médio de recebimento
- Controlo de plafond/limite de crédito
O módulo de CONTAS CORRENTES
tal como o seu nome indica serve para gerir todos os movimentos de contas correntes com os
Clientes, nomeadamente os movimentos de recibos, cheques, facturas, etc, de modo a
permitir o controlo sobre os saldos dos Clientes.
Pode ainda :
- Obter uma agenda de dívidas já com nome e telefone de
contacto para cobranças,
- Controlar as dividas em aberto por vendedor,
- Emitir um mailing automático para aviso de débitos em
atraso,
- Obter um mapa de saldos vencidos por mês ou semestre.
O módulo de DOSSIERS
INTERNOS consiste num ficheiro com todos aqueles dossiers que a Empresa usa para
controlar algumas áreas internas, nomeadamente :
- encomendas de clientes
- consultas
- propostas e orçamentos
- ou mesmo folhas de obra, etc..
O utilizador define por completo todas as
características de cada dossier, ou seja, quais os campos que utiliza e respectivos
nomes, como será impresso, o que movimenta, etc.
Poderá utilizar este sistema para o mais variado tipo de
actividades. Pode ser utilizado para gerir encomendas de clientes ou fornecedores, dado
que pode definir-se se actualiza ou não o campo de encomendas da ficha de cada artigo.
Por outro lado, dado que é possível facturar a partir de um dossier toda a gestão das
encomendas é feita automaticamente. Pode ser utilizado como folhas de obra, dado que para
cada dossier podem ser lançadas referências e as respectivas quantidades com preço de
venda e de custo, o que permitirá controlar o que já foi colocado na obra, o que foi
orçamentado, o que foi facturado e quanto tudo isto custou. Enfim, dada a flexibilidade
de definir tudo o que o dossier faz, esta aplicação permite introduzir no software a
maior parte dos dossiers internos que a empresa utiliza.
PONTOS FORTES :
Dossiers Internos
É possível criar uma base de dados ligada a cada cliente e a vários artigos, com o nome
que se quiser, com os campos que se quiser e tudo isto de uma forma muito simples.
Documentos de facturação
Pode-se criar uma série de documentos de facturação e definir tudo acerca de cada um,
nomeadamente o que movimenta (c/c, stocks, etc) o que permite possuir em ficheiro
orçamentos, facturas proformas, pedidos de facturação, etc., bem como todos os
documentos de facturação normalmente utilizados pela empresa.
Impressão de Documentos de Facturação
Permite definir tudo o que aparece na impressão, nomeadamente se aparecem ou não os
descontos, as referências, os locais de carga e descarga, um local para a assinatura do
cliente, etc. para cada tipo de documento em separado. A impressão é mesmo totalmente
desenhada por si, e poderá incluir qualquer texto em qualquer tipo de letra, imagens ou
campos do ficheiro !
Actualização de Preços
A actualização de preços é bastante completa, podendo escolher qual o preço a
actualizar ( de venda ou de custo), qual o método a utilizar (somar um valor, multiplicar
por uma taxa, ou multiplicar por uma margem de outro), qual o arredondamento,(unidade,
centena, milhar, etc), actualizando somente os artigos que desejar.
Textos automáticos
Devido à interligação com qualquer processador de texto, o qual pode ser chamado a
partir de qualquer programa PHC, é possível criar e alterar as minutas de envio de
documentos, de faxs, de reclamação de contas, e preencher e imprimir automaticamente sem
perder tempo nenhum.
Controlo de Custos e Análise de Rentabilidade
O controlo de custos é um dos pontos mais cuidados, de modo a permitir ao utilizador
obter no imediato os custos e respectiva rentabilidade das vendas. Esta análise pode ser
efectuada de vários modos - análise das vendas diárias, emite um mapa com os produtos
vendidos e respectivo lucro, produto a produto, documento a documento e acumulado. Outra
análise possível será observar rapidamente no écran a rentabilidade de um dossier
(proposta, orçamento, etc.) ou de uma factura proforma, de modo a se necessário
redefinir os preços para subir ou descer a margem. Esta informação de uma forma rápida
e prática será muito útil ao gestor.
Informação para o Gestor
O programa possui uma área só de informação para o gestor (posição estatística) que
lhe dá em qualquer momento, entre outras informações, o total facturado e o lucro bruto
em termos mensais e acumulado, uma página com as maiores dividas, o total facturado no
ano e no mês, o total em conta corrente no mês, os saldos bancários. Esta informação
é muito fácil e rápida de obter pelo próprio Gestor da Empresa, sendo esta
característica normalmente um bom argumento de venda.
Controlo de Fornecedores
Este conjunto de programas permite gerir toda a área de
compras e fornecedores, incluindo os seguintes módulos:
O módulo de COMPRAS permite um
controlo global sobre as compras e respectivos documentos bem como sobre o I.V.A. a pagar.
O ponto forte deste módulo é a sua praticidade pois ao lançar o documento, por exemplo,
uma factura de um fornecedor de equipamento, será automaticamente actualizado o volume de
compras global e, por códigos, a conta corrente do fornecedor, o stock actual do artigo
(se estiver instalado o módulo de stocks) e o volume de compras ao fornecedor, permitindo
à posteriori tirar listagens de fornecedores ordenadas por volume de compras, listagens
de contas correntes, entre outras.
Os módulos de FORNECEDORES e CONTAS CORRENTES
são em tudo semelhantes aos módulos de CLIENTES e CONTAS CORRENTES, pelo que bastará consultar o
texto referente a estes para os compreender e concluir das suas vantagens e utilidade.
O módulo de DOSSIERS INTERNOS consiste num ficheiro com todos aqueles dossiers que a
Empresa usa para controlar algumas áreas internas, nomeadamente encomendas, consultas ou
mesmo tabelas de preços de fornecedores, etc.. O utilizador define por completo todas as
características de cada dossier, ou seja, quais os campos que utiliza e respectivos
nomes, como será impresso, o que movimenta, etc.
Poderá utilizar este sistema para o mais variado tipo de actividades, daí ser este um
dos pontos mais fortes deste package. Pode ser utilizado para gerir encomendas de
fornecedores, dado que pode definir-se se actualiza ou não o campo de encomendas da ficha
de cada artigo. Por outro lado, dado que é possível facturar a partir de um dossier toda
a gestão das encomendas é feita automaticamente. Pode ser utilizado como consultas a
fornecedores, dado que para dossier podem ser lançadas referências e as respectivas
quantidades com preço de compra, o que permitirá controlar a partir da ficha de cada
artigo quais as consultas feitas para cada fornecedor e qual o melhor preço.
PONTOS FORTES :
Dossiers Internos
É possível criar uma base de dados ligada a cada fornecedor e a vários artigos, com o
nome que se quiser, com os campos que se quiser e tudo isto de uma forma muito simples.
Programa Completo para Gestão
de Compras
Visto que é possível criar dossiers de vários tipos, bem como criar as minutas de texto
para cada um, todas as necessidades do circuito de compras ficam satisfeitas, ou seja :
Emissão da Consulta a Fornecedores
Inicialmente será emitida uma consulta, a qual é um dossier próprio, com os produtos a
fornecer, respectivas quantidades e condições. Será impressa num modelo definido pelo
utilizador e enviada aos vários fornecedores.
Actualização da Consulta a Fornecedores
Quando as respostas chegam é actualizado o dossier de consultas e através da ficha de
cada artigo ou da análise das consultas, escolhe-se qual o fornecedor que irá fornecer
os artigos ou serviços desejados.
Emissão da Encomenda a Fornecedores
Após escolhido o fornecedor será emitida a respectiva encomenda, a qual pode ser
imediatamente copiada da respectiva consulta e corrigida se necessário. O programa irá
imediatamente actualizar a ficha dos respectivos artigos. Esta encomenda poderá ser
impressa numa minuta própria, ou numa minuta de fax de modo a ser enviada o mais rápido
possível.
Recepção da Encomenda
Quando a encomenda chega será lançada uma compra, copiando automaticamente da respectiva
encomenda, indo o programa actualizar imediatamente a conta corrente do fornecedor, as
quantidades encomendadas e as quantidades em stock. As quantidade não fornecidas poderão
ficar pendentes ou ser canceladas.
Assim, o ponto forte desta área será que o utilizador
para tudo isto, apenas digitou uma vez as referências que queria, pois daí em diante o
programa emitiu as outras consultas copiando as referências da primeira, emitiu a
encomenda a partir da consulta, e lançou a compra a partir da encomenda, tudo de uma
forma fácil e sem erros.
Textos automáticos
Devido à interligação com qualquer processador de texto, o qual pode ser chamado a
partir de qualquer programa PHC, é possível criar e alterar as minutas de envio de
documentos, de faxs, de reclamação de contas, e preencher e imprimir automaticamente sem
perder tempo nenhum.
Informação Completa sobre o Fornecedor
É possível a partir da ficha do fornecedor observar todas as compras a ele realizadas, o
que foi comprado, a que preço e quando, bem como todas as encomendas e consultas
realizadas ou em aberto, ponto este que facilita e melhora muito a gestão dos
fornecedores e compras.
Controlo de Tesouraria
Esta área foi desenvolvida de modo a controlar tudo o
que envolva dinheiro, tanto de onde ele vem, onde está e para onde foi. Assim, inclui:
O módulo de GESTÃO DE
TESOURARIA é onde serão lançados constantemente todos os movimentos que envolvam
dinheiro, desde cheques, pagamentos por caixa, recibos, transferências bancárias, etc. A
partir desta base de dados será muito simples apurar rapidamente saldos de caixa e
bancos, a evolução mensal de determinado tipo de receita ou despesa, imprimir a folha de
caixa ou relatórios mensais de entradas e saídas agrupadas por códigos que permitem ao
utilizador ter uma noção muito concreta da situação de tesouraria da Empresa, bem como
da sua evolução.
O módulo de GESTÃO BANCÁRIA serve basicamente para
controlar os saldos e respectivos movimentos das contas bancárias, caucionadas, de
cartão de crédito, individualmente e em conjunto. A simplicidade e rigor na
reconciliação com os extractos bancários é uma das principais vantagens, pois está
sempre assegurada a exactidão dos saldos. Permite ainda todo o tipo de listagens
necessárias para um controlo absoluto das contas bancárias de uma Empresa.
O módulo de GESTÃO de TESOURARIA PREVISIONAL
é um dos instrumentos mais valiosos para qualquer Empresa estando ligado ao módulo de
GESTÃO DIÁRIA de TESOURARIA. Assim, com base no saldo actual de tesouraria (caixa e
bancos) e através do lançamento das várias despesas e receitas previstas no futuro
(quer sejam de caracter periódico, por exemplo uma renda de Leasing, ou esporádico, por
exemplo a cobrança a Clientes), este módulo apresenta automaticamente o evoluir do saldo
previsível de tesouraria da Empresa, realçando quando poderá ter problemas de
tesouraria e em que montantes. São realçados ainda aqueles lançamentos que já
ultrapassaram a data limite que se previa. Desta forma podem ser previstas e corrigidas
situações de tesouraria que por apenas uma questão de timing poderiam representar
graves problemas de liquidez sempre de evitar.
PONTOS FORTES :
Controlo imediato
Uma das grandes dificuldades do gestor é controlar o seu dinheiro, bem como controlar a
evolução da sua disponibilidade. Este programa permite no momento saber quanto dinheiro
tem exactamente, e muito mais importante, quanto vai ter, ou seja, como irão evoluir os
saldos em função do que deve e do que lhe devem. Com esta situação regularizada o
gestor nunca será apanhado desprevenido podendo tomar as suas decisões financeiras muito
antes dos problemas acontecerem.
Simulações da sua situação financeira
Através das previsões é possível fazer análises do tipo - em que saldo eu ficarei se
aquele cliente não pagar - ou - se não tenho dinheiro então que pagamentos eu vou adiar
para manter a liquidez da empresa. Todas estas análises são muito simples de fazer :
basta alterar a data das previsões de pagamentos e recebimentos e reobservar a
simulação de saldos.
Reconciliação Bancária
Pode introduzir os dados principais de cada extracto, reconciliar os vários movimentos da
mesma forma que faz no papel (marca os já reconciliados) e obter após o fim da
reconciliação os totais ( para verificar se coincidem com o extracto), uma lista de
movimentos não reconciliados, etc.
Análise de Evolução de Despesas
Ao introduzir os vários movimentos de despesas de tesouraria, e classificando-os de uma
forma simples, podemos rapidamente observar a evolução de qualquer tipo de despesa e
mesmo comparar com o ano anterior de modo a determinar se está dentro do habitual ou
não.
Controlo de Caixa
O programa permite imprimir a folha de caixa diariamente, de modo a saber a qualquer
momento se os valores em caixa estão correctos. |
