Solução escolhida
Ajustada à realidade da empresa, a solução PHC Enterprise efectua a gestão dos registos dos falecidos, de forma «rápida e flexível» e, segundo o director-geral da Computer One, João Tarrana, responde aos requisitos de dinamismo impostos pela administração da Servilusa. O processo de implementação foi concluído pela Computer One e demorou um ano a ser concretizado, tendo sido dividido em várias fases, que incluíram a integração no projecto das áreas de Gestão, Recursos Humanos, Contabilidade e Imobilizado da Servilusa. No início, procedeu-se à implementação do módulo de Gestão e à sua ligação com a tabela dos falecidos. Este era um ponto crítico em todo o projecto, uma vez que, para o negócio da Servilusa, os dados introduzidos são muito importantes e têm sempre repercussão futura na gestão e no acompanhamento de todo o processo de um falecido.
A escolha do implementador
Para o responsável pela área de Sistemas de Informação da Servilusa, José Caeiro, a escolha destas empresas partiu de dois grandes factores, nomeadamente da «maior capacidade de resposta apresentada às necessidades manifestadas e dos preços apresentados, que correspondiam aos valores disponíveis para investir».
A evolução progressiva dos métodos caracterizou o método de trabalho da Computer One
(www.computerone.pt). O integrador direccionou a sua atenção para o módulo de Gestão, sempre com os olhos postos na área financeira, uma vez que a Contabilidade é um módulo ligado ao de Gestão e é a base do reporting que a Servilusa elabora mensalmente.
Gestão controlada
Com o PHC Contabilidade, os gestores podem processar a contabilidade de quantas empresas quiserem, executar todas as operações, relativamente ao apuramento do I.V.A., de CEV, de MC e de resultados, podendo também definir em cada diário se existe ou não o controlo de débito/crédito. A aplicação da PHC faculta ao utilizador a capacidade de usufruir de um ficheiro de documentos predefinidos que evita a repetição dos movimentos, de lançar documentos de uma forma rápida e de observar no ecrã todos os balancetes e diários que o utilizador desejar. O usuário tem ainda a capacidade de exportar para uma folha de cálculo qualquer listagem, balancete e mapa de gestão que desejar. Com este módulo é possível definir as contas, os saldos e o período a que dizem respeito, entre outros campos, sendo igualmente possível gravar estas definições para posterior impressão.
Além dos mapas normais de gestão, é ainda possível criar mapas próprios e fazer a introdução rápida e automática de movimentos de gasóleo e outros semelhantes.
A total integração com os restantes módulos de software PHC permitem ainda controlar e emitir mapas recapitulativos, seja de clientes ou de fornecedores, sem ter de abrir contas ou utilizando as contas “9”, ou utilizando centros de custo e fazendo movimentos entre contas de forma rápida e simples. Existem 17 meses contabilísticos acessíveis a qualquer momento, não sendo necessário fazer o fecho do mês.
Ferramenta flexível
Para além destas operações contabilísticas, é ainda possível fazer a numeração mensal ou anual de diários seja de forma automática ou manual e emitir e imprimir os livros selados e balancetes (ambos configuráveis pelo utilizador), os diários e os extractos. O projecto de implementação foi conduzido por uma equipa da Computer One. João Tarrana referiu ao Semana que foram alocados a este trabalho dois consultores, um programador e um analista funcional. Segundo ele, esta equipa permitiu explorar «profundamente» todas as capacidades do Enterprise, um processo que beneficiou do dinamismo da Servilusa e das características próprias do seu negócio. O Enterprise «mostrou ser uma ferramenta flexível e dinâmica, o que é algo que não se encontra muito nos ERPs», acrescentou o director-geral da Computer One.
Até agora, o projecto envolveu um investimento na ordem dos 150 mil euros, incluindo-se nesta rubrica a formação das cerca de vinte lojas que passaram a utilizar a facturação através do Enterprise. Actualmente, todo o processo funciona centralizado na sede.
Benefícios do projecto
«Neste negócio, os serviços que a Servilusa presta podem prolongar-se por muitos anos, envolvendo vários procedimentos, como a exumação e a manutenção da campa, entre outros», esclareceu José Caeiro.
Segundo este técnico, a nova ferramenta permitiu obter «maior controlo sobre as mercadorias que a Servilusa disponibiliza, bem como sobre várias áreas de gestão» que até aqui eram controladas sem recurso a sistemas informáticos.
Apesar dos ganhos já obtidos desde o início do projecto, José Caeiro adiantou que a “customização” ainda não está totalmente concluída. Por outro lado, o sucesso alcançado com a implementação do PHC Enterprise motivou a continuidade do processo de modernização da Servilusa, que pretende agora avançar com a interligação da rede de lojas da Servilusa com a sede, de forma a optimizar os processos de comunicação e de negócio.
O técnico da Servilusa explicou que o projecto não envolveu a aquisição de hardware ou de software adicional para suportar o novo sistema, tendo apenas sido instalado um call center que «não foi integrado no PHC».
(artigo publicado na revista "Semana Informática")
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