Solução escolhida
A Seth tem a necessidade constante de imputar os custos referentes ao processamento de vencimentos pelas diferentes obras bem como controlar a afectação dos equipamentos aos diversos projectos.
Ao longo da sua história de quase 75 anos, a empresa tem realizado numerosos trabalhos de construção civil, industrial e obras públicas para a Administração Central e Autárquica, Institutos Autónomos, Forças Armadas Portuguesas, Forças Armadas dos EUA e NATO.
Por forma a agilizar o tratamento de informação do registo de ponto, que tinha sido desenvolvido em Excel pelos Recursos Humanos; e para melhorar a gestão de imobilizado, onde os Responsáveis de Obra tinham que garantir às suas equipas o equipamento adequado no momento certo; a Seth procurou no mercado nacional a melhor solução e encontrou no Software PHC a resposta a todas as suas exigências.
Para o efeito, a solução de gestão a implementar na empresa necessita de integrar as informações referentes ao registo de ponto dos funcionários e ao controlo do imobilizado, de forma a permitir uma maior flexibilidade na obtenção de resultados e custos por projecto, bem como uma maior automatização dos processos, reduzindo o risco de erro humano.
Para o respectivo funcionamento de toda a solução PHC, o Parceiro PHC desenvolveu um ecrã principal com vários botões que permitem a respectiva introdução de dados necessários ao processamento de vencimentos e imputação a centros de custo:
Para os operários que trabalham nas obras da Seth foi criado um ecrã de introdução que contempla diariamente, desde o dia 16 do mês anterior até ao dia 15 do mês do processamento, as horas trabalhadas, as horas extras e as faltas. Nesta tabela estão ainda disponíveis, através de combo boxes, os tipos de horas (normal, extra), os centros de custo activos e os códigos de funções.
Para os restantes funcionários existem duas opções: Divisão por horas gastas nos diversos centros de custo e a Imputação da totalidade das horas, num único centro de custo.
A partir destes dados, o PHC gera os recibos de ordenados e, paralelamente, a integração na contabilidade, com a repartição dos valores pelos vários centros de custo da Seth, incluindo o cálculo de provisões para férias, subsídio de férias e subsídio de Natal. Estes automatismos estão todos agregados num só ecrã, o que facilita o seu manuseamento.
Relativamente à gestão do imobilizado foi criado um documento (Transferência de Equipamento), nos Dossiers Internos, para registar a data de entrada do bem na Obra, sendo, assim, possível controlar o local onde se encontra o equipamento, imputar o tempo/custo desse equipamento a cada Obra e fazer, de uma forma automática, os respectivos movimentos contabilísticos.
Com teclas de utilizador pode-se abrir a ficha do bem que se está a inserir na Guia de Transferência, para verificação de algum dado adicional ou analisar rapidamente o histórico do equipamento, através de uma grelha que é actualizada automaticamente.
A escolha do implementador
A parceria existente entre a SETH e o Parceiro PHC teve início já em 1993 com a aquisição de uma solução informática de Gestão. Ao longo deste período, a parceria entre as duas empresas tem-se pautado pela evolução do projecto inicial, sempre com soluções orientadas e específicas, adaptadas às alterações que se têm registado em todo o seu método de trabalho e sector de actividade.
Benefícios do projecto
Com a solução providenciada pelo Software PHC conseguiu-se abreviar o tempo de validação do registo de ponto e ter os dados referentes ao pessoal num só programa, bem como rastrear a localização dos equipamentos e alocá-los de uma forma mais eficiente e atempada. Com esta solução a Seth pode ainda:
» Construir todo o tipo de análises de rentabilidade e produtividade dos funcionários;
» Integrar, editar e consultar a informação de uma forma muito mais rápida e referenciada por conta/centro de custo;
» Analisar mais facilmente a origem dos diversos valores na contabilidade, uma vez que o descritivo nas linhas do documento integrado é mais elucidativo (por exemplo, indica se o valor é originado pelo ordenado base ou por outro abono).
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