Como decidir se o seu ERP precisa de ser actualizado?

E a sua empresa? Actualiza agilmente o seu ERP, ou pelo menos actualiza-o com uma periodicidade adequada?
Adequado não significa fazer actualizações só porque sim, ou só porque os outros as fazem.
Salientamos até que podem existir problemas, reais ou potenciais, alguns deles porventura já do seu conhecimento, associados às actualizações.

  Imagine que está numa mesa redonda onde várias empresas diferentes falam sobre actualizações, upgrades e modernizações.

Uma delas trabalha com veículos ligeiros e pesados. Apesar dos elevados custos, ela actualiza as suas frotas com alguma regularidade, por motivos funcionais e de consumo.
Outra empresa constrói pequenas peças para mobiliário. A eficiência e competitividade do sector exigem que as suas máquinas, equipamentos e processos de fabrico sejam constantemente actualizados.
Uma terceira trabalha na restauração e hotelaria. Usa a palavra “tendências” em vez de actualizações, mas as suas fardas têm de estar sempre com um estilo actual, para que a empresa não perca credibilidade e estatuto.

Já reparou obviamente que todas estas empresas têm um ponto comum. Mas essa não é a única semelhança, há algo mais que une estas empresas, e principalmente que as une à sua empresa.


Com enorme probabilidade, todas usam software de gestão.
Seja um pequeno programa de facturação ou um complexo ERP com múltiplos módulos, todas têm certamente uma aplicação informática que as ajuda nos seus negócios.
Resta saber se actualizam essa aplicação com a mesma agilidade que aplicam aos outros equipamentos.

E a sua empresa? Actualiza agilmente o seu ERP, ou pelo menos actualiza-o com uma periodicidade adequada?

Adequado não significa fazer actualizações só porque sim, ou só porque os outros as fazem.
Salientamos até que podem existir problemas, reais ou potenciais, alguns deles porventura já do seu conhecimento, associados às actualizações.

Desvantagens das actualizações:
- Custos intrínsecos.
- Dispêndio de tempo.
- Consumo de recursos.
- Riscos de interferência com os processos da empresa.
- Necessidade de treinos e testes adicionais.
- Mudanças eventuais na organização dos dados e/ou das funcionalidades.

No entanto, é costume dizer-se que “para melhor, muda-se sempre”. E há algumas razões transversais para que a mudança trazida com uma actualização seja mesmo para bastante melhor.

Vantagens das actualizações:
- Colocação da empresa num patamar superior.
- Acesso às últimas funcionalidades desenvolvidas para o software.
- Investimento pequeno, por oposição ao de uma grande mudança.
- Potenciação da velocidade na resposta a novos desafios.
- Maior aptidão para responder à concorrência.
- Adaptação às últimas legislações e regulamentos do mercado.
- Aumento da flexibilidade.
- Mudanças eventuais na organização dos dados e/ou das funcionalidades.

Estas duas listas apenas mostram tópicos gerais, mas a verdade é que são bastante exaustivas no que toca a pontos negativos e positivos.
Mesmo assim, não servem ainda para responder à pergunta do título.
Repare por exemplo que o último item das listas é igual. Porquê, porque a mudança pode ser má, ou pode ser boa. É má se interferir num processo que já estava optimizado, é boa se o aperfeiçoar.
Outro exemplo: se actualizar o seu ERP, os seus clientes podem não apreciar uma lentidão que surja nos seus processos, ainda que transitória. Por outro lado, pode surpreende-los pela positiva com os novos serviços que passa a fornecer-lhes.
Em resumo, a actualização do seu ERP, nunca sendo por definição uma má ideia, pode não ser o melhor caminho possível para qualquer empresa ou para qualquer período.

E sendo assim, a pergunta que lhe interessa realmente ver respondida é:
Para si, hoje e agora, as vantagens são superiores às desvantagens?
Ou dito de outra forma: Como saber se a sua empresa deve ou não actualizar?

Sugerimos que siga uma terceira lista.
São 12 pontos, cada um deles de resposta “sim” ou “não”. Analise-os bem e conte quantos se verificam na sua empresa:

- A sua empresa não implementou as últimas actualizações disponibilizadas pelo seu fornecedor de ERP.
- A adaptação da empresa e dos colaboradores ao ERP não é a ideal.
- O ERP não está customizado da melhor forma para as suas reais necessidades.
- O seu negócio alterou-se, mudou de rumo e/ou assimilou mais competências.
- O mercado em que actua está a sofrer transformações.
- Não tem uma noção exacta dos benefícios que o seu ERP lhe está a trazer ou do retorno do seu investimento.
- Quer dar à sua empresa mais capacidades e novas potencialidades.
- Quer modernizar a sua empresa de acordo com as últimas tendências.
- Tem uma noção das funcionalidades que lhe são disponibilizadas com a actualização e sabe que a sua empresa vai ganhar com elas.
- Tem objectivos definidos e um plano para a actualização do ERP.
- Os seus colaboradores compreendem a necessidade de actualizações e são suficientemente receptivos à mudança.
- Tem os recursos disponíveis para efectuar a actualização.

Se desta lista contou para a sua empresa apenas 4 respostas afirmativas, ou menos, é provável que não precise de actualizar o seu ERP.
Se as suas contas retornaram um pouco mais do que isso – principalmente se tiver assinalado os primeiros itens – o tema da actualização deverá pelo menos ser debatido nos seus objectivos a curto/médio prazo.
E se 8 ou mais destes pontos forem verdade na sua empresa, recomendamos vivamente que actualize o seu software com a rapidez que lhe for possível, quer seja através de um upgrade para uma nova versão ou da mudança para um produto superior.

Ainda um ponto de que não se deve esquecer: as vantagens adicionam tendencialmente mais valor às empresas do que as desvantagens conseguem retirar.
Ou seja, os benefícios da actualização não devem nunca ser subvalorizados.
Muitas vezes, ter a sua empresa num patamar de vanguarda é algo de que não se pode dar ao luxo de abdicar, mesmo que exista um lado desfavorável no processo para lá chegar.

E se apontou suficientes itens da lista para concluir que a actualização é relevante para a sua empresa neste momento, os tais problemas não devem ser um bicho-de-sete-cabeças. O seu pensamento acerca deles deve ser tão “simples” como prevê-los e abordá-los para que não aconteçam ou sejam minimizados. Um plano bem delineado da actualização pode fazer maravilhas.

No final de contas, esperamos que da próxima vez que chegar a uma mesa redonda possa revolucionar o debate, inserindo o tema da actualização de ERP.
Pelo menos para a sua empresa vai poder falar com conhecimento de causa – ou para explicar porque não actualizou, ou para esclarecer o que ganhou com a actualização.
Mas primeiro analise bem e contabilize os argumentos para a sua decisão. Depois sim, já pode actualizar o seu discurso.