Implementação de ERP: 5 pensamentos que fazem a diferença

Há um pensamento essencial para a implementação de um ERP, e certamente que o tem presente: Preparar tudo muito bem antes de passar à acção.
É algo que faz sentido, é intuitivo, é uma fórmula que tem tanto de pequena como de eficaz.
Contudo, a nossa experiência diz-nos que há implementações que podem correr mal mesmo em empresas que têm este pensamento em linha de conta.

  Há um pensamento essencial para a implementação de um ERP, e certamente que o tem presente: Preparar tudo muito bem antes de passar à acção.
É algo que faz sentido, é intuitivo, é uma fórmula que tem tanto de pequena como de eficaz.

E no entanto, a nossa experiência diz-nos que há implementações que podem correr mal mesmo em empresas que têm este pensamento em linha de conta.
Porquê, porque conhecer a teoria não implica realizá-la na prática. Ou dito de outra forma, há detalhes que podem inclinar a balança para qualquer um dos lados.

Neste artigo vamos enumerar alguns desses detalhes – geralmente pouco valorizados devido às exigências do projecto, mas que com o decorrer do tempo revelam a sua importância, muitas vezes tarde demais.


Vamos chamar-lhe: pensamentos que não devem ser reprimidos.
Quais são eles?

1. Pense primeiro nas pessoas.
Já o dissemos e continuaremos a repeti-lo enquanto percebermos que há implementações de ERP que não correm de acordo com o previsto: as pessoas são o mais importante.
É verdade que o ERP tem de estar adaptado para a empresa enquanto instituição, mas são os colaboradores e o que eles executam nesse ERP que efectivamente fazem a empresa funcionar. Ao longo do processo de implementação, ponha as necessidades específicas dos colaboradores no topo da lista de cada nova funcionalidade tratada.

2. Pense nos objectivos da sua empresa tal como eles são.
Ou seja, não como objectivos informáticos, ou processuais, ou técnicos, ou de desempenho. São objectivos para o seu negócio.
Defina o que quer verdadeiramente atingir com um ERP adaptado à sua empresa. Quer um visual eficaz e agradável? Não, quer uma aplicação que reforce a produtividade dos colaboradores e onde eles gostem de trabalhar. O visual eficaz e agradável virá naturalmente como um corolário desse objectivo.

3. Pense em dar as responsabilidades certas às pessoas indicadas.
Todo o tempo que passar a escolher os colaboradores que vão apoiar a implementação, assim como as suas áreas de intervenção, responsabilidades e tarefas durante o processo, vai ser tempo bem aproveitado.
Comece por considerar que vai precisar de um representante de cada departamento. Depois analise e decida se há departamentos que precisam de maior participação, ou se há outros que podem dispensar esse contributo. E escolha sempre as pessoas adequadas, e não por exemplo as que têm uma agenda menos preenchida.

4. Pense em testar o seu ERP e não em testar implementações.
Se já definiu os objectivos do ponto de vista da empresa, agora faça o mesmo para os resultados.
Avalie e teste o seu novo ERP com valores reais e fidedignos. Não se limite a analisar se todos os ecrãs funcionam e se as tabelas, botões e ligações estão activos. É muito tentador fazê-lo, primeiro porque provavelmente foi trabalhoso chegar até ao ponto em que todos eles estão prontos, e segundo porque existe a vontade de activar o sistema, vê-lo em acção, começar a trabalhar nele. Aconselhamos contudo que não ceda neste detalhe, nem neste pensamento.

5. Pense em treinar os seus colaboradores a fundo.
E não ‘apenas’ em dar-lhes tempo prático para se habituarem à aplicação.
Ensine-lhes o esquema, nem que seja de forma genérica, segundo o qual o ERP funciona e porque que ele é adaptado à sua empresa. Mostre-lhes as razões para haver determinados ecrãs e opções e não apenas o que acontece quando se clica neles.
Os seus colaboradores vão demorar mais tempo a pôr as ‘mãos na massa’, mas vão fazê-lo com outro discernimento.

Repare que nenhum destes pontos pode ser realmente medido. O que são pessoas indicadas? O que é treinar a fundo?
São variáveis imateriais, não palpáveis, e por isso as chamámos pensamentos.
E certamente que concorda que os pensamentos podem ser entidades fugazes, mas também podem fazer toda a diferença.
Numa implementação não deve ter receio de parar e pensar. É a melhor forma de chegar aos pormenores, e chegar aí é uma óptima contribuição para que tudo corra da melhor forma possível.

Portanto, quando estiver no meio desse processo tão intricado que é implementar o seu novo ERP, se ouvir dizer alguém dizer-lhe “pense bem” ou “pense duas vezes” não o ouça como negativo, mas como um bom conselho.
Pense nisso.