ERP dentro do tempo e do orçamento – 8 medidas de eficácia

“Implementação de software” é uma expressão banalizada. Afinal de contas, já todos fizemos a implementação de um antivírus no trabalho, de um processador de texto em casa ou de um jogo de computador para um familiar ou um amigo. É um conceito que não parece propriamente complicado.
E no entanto, há implementações que geram problemas com alguma recorrência: Várias vezes ouvimos dizer que as implementações de ERP não cumpriram os prazos, ou ultrapassaram o orçamento, ou ambos.

  “Implementação de software” é uma expressão banalizada. Afinal de contas, já todos fizemos a implementação de um antivírus no trabalho, de um processador de texto em casa ou de um jogo de computador para um familiar ou um amigo. É um conceito que não parece propriamente complicado.

E no entanto, há implementações que geram problemas com alguma recorrência: Várias vezes ouvimos dizer que as implementações de ERP não cumpriram os prazos, ou ultrapassaram o orçamento, ou ambos.

A explicação para isto é tão simples que depois de dita parece óbvia: montar um ERP não é como instalar um novo programa ou uma simples funcionalidade.


Pense na sua empresa como uma casa e nas implementações como obras e remodelações.

Uma coisa é mudar um sofá de lugar, ou pendurar um quadro novo, outra é fazer grandes obras estruturais que alteram divisões inteiras.
Repare que antes de deixar que lhe deitem uma parede abaixo, ou lhe arranquem o chão da sala, vai querer preparar com antecedência tudo o que vai ser feito. Vai ter reuniões constantes. Vai saber o que se irá fazer em cada momento. E mesmo que o responsável pelas obras seja alguém da sua inteira confiança, não vai permitir que o processo corra fora do seu controlo.

Com os ERP não é diferente. Como é que se implementa então um ERP dentro do tempo e do orçamento? A resposta é ao mesmo tempo fácil e muito complicada: basta ter as suas obras de remodelação completamente controladas, para que não haja imprevistos.

Como?
Em primeiro lugar, não subestime os graus de dificuldade das várias fases do processo. Muitas vezes as tarefas e os procedimentos que se consideram menos problemáticos ou pouco significativos são a causa dos maiores atrasos. Mantenha as suas expectativas realistas, isto é, não seja demasiado optimista.

Em segundo lugar, prepare-se muito bem ainda antes da chegada do seu implementador de ERP.
Isto implica elaborar uma documentação tão exaustiva quanto possível dos seus processos de negócio actuais (porque quanto mais informado estiver o implementador sobre a sua empresa mais facilmente fará a migração para o novo sistema), e implica adquirir os conhecimentos básicos sobre o ERP que vai ser implementado (para que os seus colaboradores e o implementador possam comunicar com conhecimento de causa).
Se não souber por onde começar, peça ao seu implementador uma lista de tarefas a realizar antes do início do processo. Ele terá todo o interesse em fornecer-lha, pois esta preparação beneficia ambas as partes.

Terceiro, e em ligação com o anterior, tenha especial cuidado com os serviços, soluções ou áreas de negócio que sejam novos na sua empresa. Muitas vezes os ERP são implementados para já ter em conta as soluções que as empresas vão fornecer no futuro. Mas os seus colaboradores não estão tão familiarizados com esses serviços, pela simples razão de que ainda não existem. Logo, tornam-se numa fonte potencial de atrasos. Minimize-a com uma preparação particularmente cuidada destes projectos, ou então deixe-os mesmo para uma segunda fase de implementação.
Em qualquer dos casos, não os execute enquanto não atingir com o implementador uma comunicação tão fluida e coerente como já deverá ter para todas as outras soluções.

O próximo ponto vem em quarto lugar por associação, mas por ordem de importância podia perfeitamente vir em primeiro.
Ele pode resumir-se numa frase muito curta, que decorre da nossa própria experiência, mas que também é dita por vários especialistas a nível mundial:
As pessoas são o mais importante.
Não se esqueça de que a sua empresa é, em última instância, formada por pessoas, e o ERP vai ser usado por colaboradores. Se eles não virem os seus interesses tidos em conta, podem não querer ou não conseguir dar a resposta necessária após a implementação.
Mantenha todas as equipas informadas sobre as várias fases do projecto. Seja tão particular quanto possível, mostrando às pessoas os impactos específicos que o ERP vai ter no seu trabalho. Indique os seus papéis respectivos, tanto no período de mudança como nos seguintes.
Lembre-se de que em geral as pessoas são adversas à mudança, ou simplesmente têm prazos para cumprir e não conseguem dedicar o tempo necessário à adaptação. Dê-lhes a formação, tempo e se possível incentivos, pois estes custos são mínimos em comparação com os benefícios que proporcionam à empresa – uma séria diminuição dos riscos de derrapagem na sua implementação.
“As pessoas são o mais importante”. Emoldure a frase se for necessário, mas nunca deixe de a ter presente ao longo de todo o processo, é muito possível que lhe faça falta mais vezes do que imagina.

Quinto, defina os objectivos da implementação em termos de metas que o seu negócio quer atingir, e não em termos técnicos de TI. “Simplificar a emissão de facturas” é mais eficaz do que “Unificar as chaves das tabelas da BD de facturas”.
E se tem objectivos estruturais ou de grande dimensão, assinale as datas em que são atingidos. Pode mesmo fazer uma pequena celebração, por vezes a ‘energia positiva’ resultante de um objectivo atingido não tem preço.

Sexto ponto, dados. A migração de todos os dados do sistema original da sua empresa para o novo sistema pode ser uma tarefa espinhosa. Comece-a o quanto antes.
Este tópico está intimamente ligado com um outro, relatórios. Estes são frequentemente dispensados, não tanto por não lhes ser reconhecida a importância, mas simplesmente porque são tão trabalhosos que se tornam contraproducentes.
Não complique, oriente todas as equipas para fazerem versões rápidas de relatórios, muito visuais, legíveis por qualquer pessoa e onde são listados apenas os pontos principais. Mas não deixe ter documentos de todo o processo, são um auxiliar precioso e um facilitador de comunicação.

Escolha bem as suas personalizações, é o sétimo tópico.
Uma das grandes vantagens dos bons ERP é a sua capacidade de customização. As opções são virtualmente ilimitadas. Por isso não se disperse, analise muito bem, de preferência com a ajuda do implementador, quais são as alterações específicas que vão fazer a diferença na sua empresa, ou seja, que vão fazer o seu negócio dar um salto em frente sem perder o seu cunho pessoal.

E o oitavo e último ponto, escolha a fase que mais lhe convém (recomendamos que seja à medida que as funcionalidades forem instaladas), mas não deixe de testar exaustivamente todos os componentes do ERP.
A sua empresa é como a sua casa, não vai querer começar a trabalhar a fundo na sua nova plataforma para então descobrir que existem erros e problemas por falta de testes, da mesma forma que não vai querer descobrir tarde demais que a sua nova lareira afinal não funciona.

Aqui estão, 8 medidas de eficácia:
- Não subestime as dificuldades
- Prepare-se muito bem
- Tenha especial cuidado com os novos produtos
- As pessoas são o mais importante
- Defina os objectivos e as metas
- Dê atenção à migração de dados
- Escolha bem as suas personalizações
- Teste exaustivamente

Fazer obras de renovação numa casa nunca é fácil. Mas pode correr bem e deve correr bem.
Com preparação, comunicação e as ferramentas certas para monitorizar o antes, o durante e o depois, vai orgulhar-se do resultado final: uma casa muito mais bonita, mais espaçosa e mais eficiente, dentro do prazo e do orçamento.

Agora já sabe como mudar a sua casa para melhor – mãos à obra.