Resistência aos ERP: dicas para ultrapassar este obstáculo

O mundo está cheio de exemplos de resistência cultural, ou mais especificamente, de resistência à mudança.
E se resistência à mudança é inata e relevante nos aspectos mais simples do dia-a-dia, o que será quando o assunto é um software amplo e elaborado, com o qual as pessoas têm de trabalhar, produzir e interagir várias horas, todos os dias?

  O mundo está cheio de exemplos de resistência cultural, ou mais especificamente, de resistência à mudança.

E não é preciso falar de temas marcantes ou de grandes ideologias. Este é um fenómeno intrínseco ao ser humano, e verifica-se até nas coisas mais simples.
Basta pensar que de cada vez que é alterado o visual de uma página na internet, ou a programação de um canal de televisão, ou o horário de uma linha de autocarro, a primeira reacção dos utilizadores é negativa.
Mesmo que o façam antes de saberem quais foram de facto as alterações. Mesmo que a mudança até tenha sido para melhor.

Depois vem uma habituação à nova realidade, e com o tempo o desejo de que essa realidade não seja alterada. O ciclo recomeça.


E se resistência à mudança é inata e relevante nos aspectos mais simples do dia-a-dia, o que será quando o assunto é um software amplo e elaborado, com o qual as pessoas têm de trabalhar, produzir e interagir várias horas, todos os dias?

É provável que tenha pensado em adjectivos como “decisiva”.
É por isso que a si, principalmente se tem ou vai ter em mãos um novo projecto com ERP, lhe dizemos muito frontalmente: não desconsidere este tema e dê-lhe a sua atenção.

Este alerta deve-se ao facto de sabermos que ele é muitas vezes deixado para segundo plano.
O que até é compreensível: numa implementação de ERP há dezenas de temas e de objectivos, quase todos urgentes e todos eles a precisar da sua atenção. Este parece uma boa opção para ser deixado para o fim.

Pode sempre reivindicar que os seus colaboradores são muito qualificados e progressistas, portanto não vai haver dificuldades, eles vão aceitar e até abraçar a mudança. Não duvidamos de que eles tenham esse grau de sofisticação, o que dizemos é que também são humanos.

Pense connosco: eles têm as suas tarefas para fazer, e possivelmente estarão sobrecarregados durante a fase de implementação. Não terão por isso todo o tempo e disposição para a adaptação a um novo software.
Além disso demoraram algum tempo a adquirir os hábitos e a cultura da sua empresa. Está a pedir-lhes que mexam com esse paradigma, o que não é imediato nem automático.
E ainda lhe damos outra razão, os receios que um ERP pode instalar numa empresa. Os colaboradores vão ter receio de não conseguir trabalhar com a nova aplicação, receio de restruturações nas suas tarefas, quem sabe até receio de despedimentos.

Permita-nos repeti-lo: não desconsidere este tema e dê-lhe a sua atenção.
É por isso que neste artigo lhe propomos 5 estratégias para minimizar, ou possivelmente eliminar este problema:

1. Conheça os colaboradores
a) Fale, de modo formal ou informal, sobre as expectativas que eles têm acerca do novo ERP, a sua implementação e as alterações que daí advêm.
b) Investigue – por exemplo, através de inquéritos específicos – quais os grupos, pessoas e/ou departamentos dentro da empresa que são em geral mais adversos a mudanças e alterações.
c) Das duas anteriores podem surgir grupos de colaboradores com mais dificuldade e resistência ao novo ERP. Se isso acontecer, dedique-se especialmente a eles no próximo passo.

2. Informe os colaboradores
a) Mostre-lhes que existe um plano para toda a implementação. Se houver um sentimento de que tudo está estruturado e programado, vai ser mais fácil aceitar a transição. E se verificarem que há um projecto de futuro para a empresa e o ERP, os colaboradores vão eliminar mais facilmente os seus receios.
b) Informe-os tão detalhadamente quanto possível sobre as implicações do novo ERP nas suas tarefas. E principalmente dos benefícios que vão ter. Faça-o de forma individual se tiver de ser.
c) Dependendo da cultura da sua empresa, se for pertinente pode manter os colaboradores por dentro das grandes decisões com o ERP, à medida que vão sendo tomadas. Para que eles sintam que esta mudança também depende deles e é feita para eles.

3. Treine os colaboradores
a) Construa um plano pormenorizado de formação do software, definido por passos e/ou módulos. O método pode ser o que quiser, teórico, prático, audiovisual, online, individual, ou todos os anteriores.
b) Não treine os colaboradores apenas sobre a utilização do software, mas também sobre os processos da empresa, tanto os novos como os que se mantêm mas que foram revistos.
c) Mantenha uma atitude positiva, para que a formação não se torne ela mesma uma fonte de resistência. Se necessário pode fazer oficinas de grupo para simular as novas tarefas da empresa, é uma forma descontraída mas assertiva que acaba por ficar na memória.

4. Aproxime os colaboradores
a) Se é sempre uma boa ideia manter os colaboradores satisfeitos e próximos entre si, aqui é essencial. Pode por exemplo desenvolver actividades sociais ou colaborativas. Quanto mais solidários forem os colaboradores mais se vão entreajudar caso seja necessário durante a implementação.
b) Se sentir que há dificuldades persistentes, e se houver pessoas com o perfil adequado para este tipo de tarefa, pode atribuir a alguns colaboradores a função oficiosa de ajudar os colegas com o seu processo de adaptação ao novo ERP.
c) As comunicações com vista à motivação, as recompensas por objectivos atingidos e o optimismo podem igualmente fazer a diferença.

5. Mantenha a individualidade da empresa
a) Mudar de ERP não implica alterar a cultura da empresa. Os colaboradores vão sentir menos o choque da mudança se a empresa mantiver a sua essência.
b) Escolha para o seu novo ERP as customizações que melhor se adequam ao seu negócio. Desta forma, para além das vantagens evidentes em termos de processos de negócio, vai permitir que os seus colaboradores estejam mais confortáveis com a mudança.

Como vê, há muitas atitudes que pode tomar para tentar envolver os seus colaboradores e diminuir a resistência à mudança.
Claro que temos noção da complexidade da maioria destas estratégias. Se quiser executar tudo o que sugerimos – o que seria, aliás, recomendável – terá em mãos uma tarefa complexa, que consome muito tempo e muitos recursos.

O que lhe queremos dizer é que estas são estratégias comprovadas para resolver este problema específico. Agora caberá a si decidir se vale a pena investir tudo o que é necessário para as executar.

Imagine que tem a manifesta convicção de que os seus colaboradores não padecem deste mal. Nesse caso não as execute.
Mas mesmo assim não deixe de estudar o assunto. Ou seja, primeiro analise a fundo se não precisa realmente de implementar nenhuma das 5 estratégias, antes de chegar a essa conclusão.

Imagine, por outro lado, que sabe de antemão que os seus colaboradores não lidam bem com a mudança. Nesse caso, a nossa recomendação veemente é que siga as indicações deste artigo.
Se preferir, opte apenas por aquelas que são mais simples para si, ou pelas mais fracturantes, ou pelas mais urgentes, ou pelas que sabe que serão mais eficazes.

Ou então restrinja-se apenas aos 5 títulos e siga o seu próprio método para os implementar.

No final, vai ver que compensa. Compensa ter os colaboradores com aquela sensação de conforto e segurança que se obtém das rotinas. Principalmente depois de ter feito uma mudança tão significativa como a alteração de um ERP.

E como pode saber se as estratégias funcionaram? Muito simples, basta reparar que as pessoas que dantes diziam…
- “Mas sempre fizemos assim!”
…passaram a dizer:
- “Já devíamos ter mudado há imenso tempo!”