Reuniões pouco produtivas? – dicas para ser mais eficaz

Sabendo que a empresa não vai abrandar ou parar só porque há uma implementação de ERP, como pode fazer para que todos estejam em sintonia? E para que percebam as necessidades dos outros departamentos? E para que conheçam ou antecipem problemas? Tem três maneiras possíveis: Reuniões, reuniões ou reuniões.

  Sejamos claros:
Para muitas pessoas ir a reuniões é pior do que ir ao dentista.

Talvez o leitor até não partilhe dessa opinião, mas… sejamos francos:
Provavelmente ir a reuniões não é a sua atividade preferida na empresa.

Ou então talvez estejamos a exagerar e isto não se aplique a si. Mas o importante é chamar-lhe a atenção para esta tendência. Porque é uma tendência, e forte. Completamente transversal às empresas e aos seus colaboradores.


Razões para isso há várias, mas vamos tentar reduzi-las a três. E vamos pô-las deste modo: Quais são as opiniões negativas mais frequentes sobre este assunto?
Opinião #1 – “Não percebo a necessidade de haver reuniões”.
Opinião #2 – “As reuniões são um mal necessário que condiciona o trabalho”.
Opinião #3 – “É essencial haver reuniões mas é difícil torná-las eficientes”.

Neste artigo não queremos doutrinar sobre a justiça de qualquer uma das opiniões, nem vamos julgar se estão certas ou erradas.
Mas vamos afirmar mais uma vez, são frequentes.

E vamos também adicionar uma opinião nossa, no tópico “implementações de ERP”: as reuniões são essenciais. Fundamentais. Absolutamente obrigatórias. Ponto final.

Chegamos então a uma questão pertinente: se por um lado as reuniões de implementação de ERP são assim tão indispensáveis, e se por outro é possível que todos os intervenientes tenham a opinião #1, #2 ou #3, como conciliar as duas coisas?

Este artigo pretende ajudá-lo a conseguir, entre outros, esse objetivo.

Vamos começar por explicar de forma simples a nossa opinião. Por que é que as reuniões de implementações de ERP são essenciais, fundamentais, absolutamente obrigatórias?

Nos nossos artigos anteriores, como por exemplo este, já falámos da importância de envolver todos os colaboradores da empresa no processo de implementação. Também mencionámos a relevância em escolher as pessoas certas para coordenar esse projeto.
Sabendo que a empresa não vai abrandar ou parar só porque há uma implementação de ERP, como pode fazer para que todos estejam em sintonia? E para que percebam as necessidades dos outros departamentos? E para que conheçam ou antecipem problemas?
Tem três maneiras possíveis: Reuniões, reuniões ou reuniões.

Portanto, vamos imaginar que os seus colaboradores consideram mesmo que ir a reuniões é pior do que ir ao dentista.
Não precisa de os convencer a gostar, da mesma forma que eles não vão começar a gostar de ir a uma consulta no dentista só por argumentação. E no entanto às consultas eles vão. Porquê? Porque sabem que se o fizerem uma ou duas vezes por ano apenas vão ter de realizar ‘pontos de situação’, além de prevenirem e evitarem problemas graves.
Ou seja, não é necessariamente um problema se os seus colaboradores não vão empolgados para as reuniões. Assuma isso. Mas mostre-lhes e faça-os acreditar que é essencial irem e estarem focados.

E agora que lhe demos a primeira dica, vamos já para a segunda: Quais são os locais, os tempos e as periodicidades ideais para as reuniões?

Pode-se pensar que esta pergunta tem uma resposta genérica, algo como “depende do projeto e da empresa”. Mas embora isso seja verdade até certo ponto, há noções que são comuns em virtualmente qualquer implementação.

Em primeiro lugar, procure manter a regularidade. Em segundo, planeie o que puder com antecedência.
As reuniões devem ser semanais – ou eventualmente quinzenais, se o projeto for mais simples. Além disso, devem ser feitas de preferência sempre no mesmo dia e à mesma hora. Deste modo, a reunião seguinte pode ser planeada com o tempo necessário, sem surpresas e com os intervenientes devidamente preparados. Se ainda assim houver algum imprevisto com o local, o dia, o tema, ou mesmo algo mais pequeno, deverá ser comunicado para que o planeamento seja ajustado.

No dia da reunião, ou mesmo no dia anterior, envie para os intervenientes a informação da mesma: hora, local, agenda e partes ativas.
Desta forma volta a trazer à memória os objetivos da reunião, além de que poderá ajudar todos os presentes a não divergirem do tema em debate.

O que consegue com tudo isto? São formas muito simples de tornar as reuniões tendencialmente mais rápidas, mais eficazes e com mais resultados. O que é muito proveitoso para quem tem a opinião #1. E a #2. E vendo bem, até a #3.

Mas temos mais dicas para si. Por exemplo: Como decidir quais são as pessoas que devem comparecer a uma reunião?

A resposta desta dica já é um pouco mais específica, no sentido em que depende bastante da empresa e da implementação em questão.
Mas há uma regra que pode seguir – use a palavra “responsabilidade”.

O colaborador em questão tem responsabilidade no projeto ou na implementação em geral? Ou então em alguma fase específica? Ou é responsável para que algo aconteça de que os outros intervenientes dependem? Ou é responsável por colaboradores diretamente envolvidos no processo?
Então é conveniente que esteja presente.

Repare que na regra da “responsabilidade” o nível hierárquico não é relevante. Não deve ser desconsiderada a presença de quem não tem funções de coordenação ou chefia. Do mesmo modo, não tem de ser obrigatório que, por exemplo, todos os vice-presidentes estejam presentes.

Atenção, este último ponto não significa deixar de informar integralmente a administração sobre o decorrer de todo o processo. Isso seria um erro, sobre o qual também já escrevemos, por exemplo aqui.

E agora que já sabe quem deve comparecer, a próxima dica é: Como manter toda a gente interessada nos vários assuntos da reunião?

Bem, comece por não ter “vários assuntos”.
As reuniões devem ser focadas, diretas, assertivas. Muitos assuntos fomentam a perca de concentração.

Mas e se for essencial percorrer vários pontos numa só reunião, porque simplesmente a complexidade da implementação assim o exige?
Resuma cada um deles a uma lista básica de itens. Na maior parte das vezes as explicações detalhadas não são necessárias. Senão, veja:
- Quem já conhece o tema não precisa dessa explicação.
- Quem desconhece o tema mas está familiarizado com o projeto apenas precisa de uma explicação resumida.
- Quem desconhece o tema e o projeto não será naquela hora e local que ficará a aprender, além de que provavelmente a sua especialidade é outra dentro do processo e uma explicação detalhada pode adicionar confusão.

Portanto, preocupe-se em aprofundar e resolver os assuntos, mas mantenha o discurso tão elementar quanto possível.
Desse modo as ideias fortes ficarão registadas mais rapidamente e serão mais fáceis de recordar nas próximas reuniões. Além de que poupa tempo e torna a reunião mais rápida.

É certo que a tarefa de reduzir a complexidade de um discurso ou de um texto pode não ser fácil.
Experimente este truque: quando estiver finalizado, exija a si próprio retirar um terço. Ou mesmo reduzi-lo para metade.
Embora não pareça à primeira vista (e talvez nem à segunda), na esmagadora maioria das vezes isto pode mesmo ser feito, e o resultado final é superior.
Quando tiver terminado, se correu bem, repita o processo. Volte a reduzir para metade. Ou continue até ter apenas meia página. Ou uma lista com um máximo de 6 itens. Ou um limite de 1000 caracteres.

Mas ainda não terminámos de falar desta dica.
Outro ponto importante para ajudar a manter a concentração e o interesse é dar espaço para todos intervirem e participarem.
A forma mais fácil de o conseguir é reservar algum tempo no fim da reunião para debate e troca de ideias. Quem tiver necessidade ou interesse pode usar esse espaço para levantar questões.
Estas não têm necessariamente de ser resolvidas na altura, mas se forem pertinentes podem ser inseridas no planeamento.

E para o caso de estar a perguntar algo como “A ideia era tornar as reuniões mais eficazes e agora vou acrescentar um tempo extra?”, temos a resposta para si: Agora que as reuniões vão ser mais rápidas, este tempo não vai parecer “extra”. Além de que tem potencial para se tornar a fase mais produtiva da reunião.

Damos-lhe ainda mais duas dicas:
Dê instruções aos seus colaboradores para não terem receio de dizer que não. É preferível dizer abertamente que “não é possível” atingir um parâmetro ou um objetivo do que afirmar que “sim, é possível” e depois dar-se uma derrapagem.
Obviamente que isto não significa que se deve dizer que não por defeito, sem procurar formas de resolução.
A palavra certa aqui é “sinceridade”. Quando surgir um sim, que seja dito com sinceridade. Quando houver um não, que seja ainda mais sincero.
Já agora, esta regra não se aplica apenas às reuniões de ERP, nem apenas aos colaboradores internos. Vale, por exemplo, para as reuniões com os seus fornecedores, de software ou outros. Reconheça aqueles em quem deve confiar pela sinceridade com que lhe dizem que sim, mas principalmente se lhe dizem sinceramente que não.

Para terminar, não descontinue as suas reuniões de implementação de ERP até já não serem mesmo necessárias.
Quando é que isso acontece? No dia em que chegar a uma reunião com assunto único, cujo nome é algo como: “balanço”, “o que correu mal e o que correu bem” ou “conclusões finais”.
A sua última reunião deve ser essa, quando todos os intervenientes concordam que este é o único ponto que querem discutir. Tente não cair na tentação de as descontinuar antes disso.
Esta última reunião vai servir ainda, como o nome indica, mas apontar falhas e salientar virtudes. Se as procurar assimilar a todas, o próximo projeto tem tudo para ser ainda melhor.

Aí tem, várias dicas para ser eficaz em reuniões, particularmente as de implementação de ERP.
Agora quando lhe disserem que ir a reuniões é como ir a uma consulta no dentista já não precisa de discordar.
De facto, ir a reuniões pode mesmo ser como ir ao dentista: fazê-lo periodicamente e de forma consciente permite que tudo corra bem.