De forma rápida e simples, garanta a validade fiscal dos documentos através da assinatura digital

Documentos de faturação assinados digitalmente

 

São cada vez mais as empresas que enviam os documentos de faturação aos seus clientes através de e-mail.

Mas será que esse documento enviado tem validade fiscal enquanto documento comprovativo da transação?

Na verdade, o documento enviado por e-mail pode efetivamente ser considerado como documento entregue ao cliente como prova da transação, mas apenas se levar a assinatura digital da empresa.

Com o PHC CS, é possível efetuar por e-mail o envio de documentos de faturação assinados digitalmente. Bastam duas configurações:

1. Ao nível dos parâmetros:
a. Ativar a utilização de documento eletrónico
b. Preencher o caminho do certificado digital e/ou o caminho do certificado digital para assinar documentos em PDF (dependendo se vai enviar o XML ou o PDF do documento ao cliente), bem como, o nome para assinatura de documentos em PDF
c. Para efetuar o envio do PDF assinado a partir do PHC CS web, deverá igualmente preencher os parâmetros de nome do ficheiro e password do certificado para assinar documentos em PDF na web.

 

 

2. Ao nível da configuração do documento de faturação:
a. Ativar a inclusão de documentos eletrónicos PDF e/ou XML (para utilização em web, deverá ser escolhida a opção PDF)
b. Identificar qual o documento para assinar digitalmente, PDF ou XML (para utilização em web, deverá ser escolhido o documento PDF)
c. Na opção "Documento PDF" selecionar o IDU pretendido

A partir desse momento, ao emitir um documento de faturação com as configurações acima, seja em desktop ou em web, passa a encontrar a opção de envio do documento assinado digitalmente para o cliente.

 

 

Ao clicar, é aberto o ecrã de personalização do e-mail, a partir do qual pode particularizar e efetuar o envio como se estivesse numa aplicação de gestão de e-mail.

 

 

Pressupostos:
- Ter adquirido e instalado um certificado digital (existem várias empresas que o comercializam)
- Ter adquirido e validado o módulo PHC CS Documentos eletrónicos
- Para utilização na web, deverão estar validados os módulos PHC CS Gestão web e PHC CS Documentos Eletrónicos intranet web. As respetivas chaves de ativação deverão estar configuradas no appSettings.config e o PHC On ativo.

Com configurações simples e que só necessita de efetuar uma vez, o software PHC está preparado para simplificar e agilizar o seu negócio no momento de enviar documentos por e-mail ao cliente, com a garantia de que está a enviar um documento devidamente assinado e com validade fiscal.

 

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