Requisitos da Certificação já na nova versão

A 1 de Abril é obrigatório usar Software certificado
(Obrigatório apenas em Portugal)

Estas alterações implicam, naturalmente, um conjunto equivalente de alterações ao software PHC, para que o mesmo continue a cumprir os requisitos da certificação.
Apesar do curto espaço de tempo disponibilizado entre a publicação destas instruções e a sua entrada em vigor, a PHC já está alterar as novas versões das suas aplicações para irem de encontro a estes novos requisitos. Serão necessárias bastantes alterações, algumas complexas, e todas em áreas muito sensíveis da aplicação PHC.
Assim a PHC irá executar estas modificações na versão 2013 PHC CS, que estará disponível para os clientes em Abril.
Mais uma vez se confirma a grande utilidade do produto «Vantagem Garantida» disponibilizado pela PHC e que permite aos seus clientes não pagarem os upgrades que advêm da necessidade de manterem o seu software sempre actualizado, devido às inúmeras alterações fiscais em curso no nosso país. A PHC irá garantir o cumprimento destas novas regras na sua mais recente versão, ficando as versões anteriores fora da regulamentação oficial, pelo que deixarão de ser certificadas, cabendo aos utilizadores que necessitem de um programa certificado, garantir que continuam a utilizar uma versão certificada.

E quais as novidades da versão 2013 PHC CS?

Para a versão 2013 PHC CS, a disponibilizar em Abril, serão modificados os seguintes pontos:
• Os módulos PHC Gestão, PHC POS e PHC Restauração passam a assinar obrigatoriamente de forma automática todas as Facturas, Vendas a Dinheiro e as Guias de Remessa, sem possibilidade de emitir este tipo de documentos não certificados. Esta alteração não necessitará de qualquer configuração por parte das empresas que não utilizem Facturas Proforma ou outros documentos que não necessitem de assinatura. Caso possua Facturas Proforma ou outros documentos não assinados, será necessário criar uma nova série num novo tipo de documento de facturação que permitirá criar documentos onde a assinatura não é necessária, tal como Facturas Proforma.
• O PHC CS também lhe permitirá alterar o documento de facturação até este se encontrar devidamente finalizado ou até ao momento da sua impressão, pré-visualização ou envio por e-mail. Para tal, também no ecrã de Configuração de Documentos de Facturação poderá definir que o documento só será assinado no momento da Impressão, o que permitirá a sua edição em vários momentos e a sua assinatura apenas quando o mesmo se encontrar devidamente finalizado. Ao tentar criar novo documento de facturação, o PHC CS informa-o caso o documento anterior não se encontre assinado, não permitindo avançar com a introdução do documento, garantindo o cumprimento dos requisitos da certificação. Na emissão de documentos a partir dos módulos PHC POS, PHC dFront ou PHC Restauração, os mesmos são sempre assinados independentemente da configuração, para permitir assinar apenas ao imprimir.
• Em todos os Documentos de Facturação e Dossiers Internos que não sejam efectivamente documentos de facturação (Guias de Remessa, Orçamentos, etc.), surgirá sempre impresso o texto «Este Documento não serve de Factura». Para que isto possa acontecer, terá de ir acrescentar a caixa de texto sobre certificação ao layout de impressão de todos os documentos que imprime e que sejam passíveis de ser entregues a um cliente. A aplicação PHC tratará de adicionar este campo por si, depois bastará entrar no desenho do layout e colocá-lo no local que mais lhe convier. A aplicação impedirá a gravação e impressão de documentos de facturação onde este campo não esteja presente.
• No caso dos Dossiers Internos, terá de indicar os tipos de dossiers que são de uso exclusivamente interno. Esses dossiers conterão um texto ligeiramente diferente: «Documento de Uso Interno». A aplicação PHC tratará de fazer a distinção dos textos. Apenas se terá de preocupar em indicar quais as séries de Dossiers Internos que são de uso exclusivamente interno.
• Em todos os documentos, internos ou externos, a informação referente ao certificado deixa de ser inscrita como «programa certificado nº 0006/DGCI» e passa a ser «programa certificado nº 0006/AT».
• Sempre que for impresso um documento de facturação (Factura, VD, Nota de crédito, etc.), no local do nome do adquirente, surgirá o texto «Consumidor final» sempre que o nº de contribuinte do adquirente, no documento, estiver em branco. Não será necessário efectuar qualquer modificação aos seus layouts para que isto aconteça.
• A Importação de dados de uma loja, no módulo PHC POS, ao importar documentos de facturação, irá preencher o campo versão com a nova norma obrigatória, que inclui a versão e nº de certificado usado no programa de origem.
• Os documentos de facturação importados de um outro sistema (PHC ou não) terão de o ser para uma série própria. Para isso, passará a existir uma opção, na configuração da série de documento de facturação, para indicar que se trata de uma série exclusivamente destinada a guardar documentos importados. Terá por isso de ir configurar as suas importações e séries de destino com esta nova opção. Também deverá utilizar uma série deste tipo sempre que desejar registar manualmente no software PHC documentos que foram originalmente produzidos noutro sistema de facturação. Sempre que for impresso um documento destas séries, o texto de certificação obrigatório no IDU irá conter o texto «Cópia do documento original».
• Todos os documentos efectuados manualmente em impressos produzidos por tipografias autorizadas deverão ser depois lançados no Software PHC. E deverão sê-lo numa série de documentos de facturação especificamente criada para o efeito. Para isso terá de criar estas séries e configurá-las com a indicação de que se destinam a registo de documentos produzidos manualmente. Todos os documentos destas séries, ao serem gravados, guardarão, no campo «versão da Chave», a informação obrigatória por lei para estes casos. Ao serem impressos, estes documentos conterão no texto de certificação a frase «Cópia do documento original - » seguida da informação do campo «versão da chave». Ou seja surgirá, por exemplo a expressão: «Software PHC - Processado por programa certificado nº 0006/AT - Cópia do documento original-1-FTM 001/1234567890»

E na Next Wave PHC FX?

• Os módulos PHC Business FX e PHC Billing FX passam a assinar obrigatoriamente de forma automática todas as Facturas, Vendas a Dinheiro e Guias de Remessa. Sem possibilidade de emitir este tipo de documentos não certificados.
Esta alteração não necessitará de qualquer configuração por parte das empresas que não utilizem Facturas Proforma ou outros documentos que não necessitem de assinatura.
Caso possua Facturas Proforma ou outros documentos não assinados, será necessário atribuir essa configuração a um dos tipos de documentos de facturação que o PHC FX lhe disponibiliza. Quando quiser emitir documento onde a assinatura não é necessária deve utilizar esse tipo de documento de facturação, tal como Facturas Proforma. • O PHC FX permitirá alterar o documento de facturação até este se encontrar devidamente finalizado ou até ao momento da sua impressão, pré-visualização ou envio por e-mail. Para tal, também no ecrã de Configuração de Documentos de Facturação poderá definir que o documento só será assinado no momento da impressão, o que permitirá a sua edição em vários momentos e a sua assinatura apenas quando o mesmo se encontrar devidamente finalizado. Ao tentar criar um novo documento de facturação, o PHC FX informa-o caso o documento anterior não se encontre assinado, não permitindo avançar com a introdução do documento, garantindo o cumprimento dos requisitos de Certificação.
• Em todos os Documentos de Facturação e Dossiers Internos que não sejam efectivamente documentos de facturação (Guias de Remessa, Orçamentos, etc.), surgirá sempre impresso o texto «Este Documento não serve de Factura». Para que isto possa acontecer, terá de acrescentar a caixa de texto sobre certificação ao layout de impressão de todos os documentos que imprime e que sejam passíveis de serem entregues a um cliente. A aplicação PHC FX tratará de adicionar este campo por si, depois bastará entrar no desenho do layout e colocá-lo no local que mais lhe convier. A aplicação impedirá a gravação e impressão de documentos de facturação onde este campo não esteja presente.
• No caso dos Dossiers Internos, terá de indicar os tipos de dossiers que são de uso exclusivamente interno. Esses dossiers, de uso exclusivamente interno, conterão igualmente o texto relativo à certificação com um texto ligeiramente diferente: «Documento de Uso Interno». A aplicação PHC FX tratará de fazer a distinção dos textos. Apenas se terá de preocupar em indicar quais as séries de Dossiers Internos que são de uso exclusivamente interno.
• Em todos os documentos, internos ou externos, a informação referente ao certificado deixa de ser inscrita como «programa certificado nº 0004/DGCI» e passa a ser «programa certificado nº 0004/AT».
• Sempre que for impresso um documento de facturação (Factura, Venda a Dinehiro, Nota de crédito, etc.), no local do nome do adquirente, surgirá o texto «Consumidor final», sempre que o nº de contribuinte do adquirente, no documento, estiver em branco. Não será necessário efectuar qualquer modificação aos seus layouts para que isto aconteça.
• Os documentos de facturação que pretenda introduzir no PHC FX, mas que tenham sido originalmente emitidos noutro sistema, (PHC ou não), terão de o ser para uma série própria. Para isso, passará a existir uma opção, na configuração da série de documento de facturação, para indicar que se trata de uma série exclusivamente destinada a guardar documentos importados. Terá por isso, de configurar as suas séries com esta nova opção. Sempre que for impresso um documento desta série, o texto de certificação obrigatório no Relatório conterá o texto «Cópia do documento original».
• Todos os documentos efectuados manualmente em impressos produzidos por tipografias autorizadas, deverão ser depois lançados no sistema PHC FX. E deverão sê-lo numa série de documentos de facturação especificamente criada para o efeito. Para isso terá de escolher as séries que pretende usar para esta situação e configurá-las com a indicação de que se destinam a registo de documentos produzidos manualmente. Todos os documentos destas séries, ao serem gravados, guardarão, no campo «Versão da Chave», a informação obrigatória por lei para estes casos. Ao serem impressos, estes documentos, conterão no texto de certificação a frase «Cópia do documento original - » seguida da informação do campo «versão da chave». Ou seja, surgirá, por exemplo, a expressão: «Software PHC - Processado por programa certificado nº 0004/AT - Cópia do documento original-1-FTM 001/1234567890»


 
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