Parque instalado

Historial

Pedidos de Assistência

Chamadas telefónicas

Folhas de Obra

• O parque de equipamento
• As garantias e contratos
• Os técnicos e os seus tempos
• Os clientes e equipamento que possuem
• As intervenções no equipamento e o histórico do mesmo
• Os custos por mês ou por equipamento
• Os pedidos de assistência técnica
• As chamadas telefónicas e respectivos recados,
• As folhas de obra (se existirem)
• e outras definidas pelo utilizador
  

se estiver interligado com o PHC Empresa, ainda pode :

• Controlar os artigos que lança nas folhas de obra
• Facturar automaticamente as folhas de obra
• Facturar automaticamente os contratos de assistência técnica
• Verificar se o cliente pode obter assistência pela observação da sua conta corrente
• Cortar automaticamente a assistência técnica a maus pagadores

Este conjunto de programas divide-se em quatro áreas :

O módulo de CLIENTES permite arquivar e controlar os dados básicos dos nossos Clientes, como por exemplo, nome, morada, nº de contribuinte, zona, etc. Como utilitário muito usado pela maioria das Empresas, este programa permite ainda criar e enviar mailings para os Clientes com o texto que se desejar.

Possui um FICHEIRO DE EQUIPAMENTO desenvolvido para arquivar toda a informação sobre o equipamento, ou seja, morada, marca, modelo, numero de série, bem como que acessórios é que possui e quando é que devem ser substituídos, e ainda a situação em que se encontra e até quando de modo a controlar todas as situações de garantias, contratos, etc.. O utilizador poderá controlar e imprimir a ficha da máquina, com ou sem o seu histórico de intervenções, poderá obter listagens de contratos a acabar, de equipamentos por zona, etc.

• Que equipamento está em contrato e garantia
• Que garantias vão acabar no próximo mês
• Quem é o cliente que possui o equipamento com determinado numero de série
• Mailings de novas versões para clientes com determinado equipamento

Irá fazer o tratamento dos PEDIDOS de ASSISTÊNCIA TÉCNICA, permitindo arquivar toda a sua informação assim que o pedido entra, nomeadamente, quem pediu, a que horas, que avaria existe, estabelecendo de imediato, em função do equipamento a ser assistido, o local da assistência, o técnico que irá intervir, o que será debitado, ou seja, toda a informação necessária para rapidamente realizar a assistência. Automaticamente poderá abrir a folha de obra, de modo a aí colocar as peças necessárias, a mão de obra gasta, etc. de modo a poder facturar em função do custo obtido.

• Impressão do pedido com dados do equipamento para o técnico levar
• Impressão de documento de entrega de equipamento
• Controlo de pedidos em aberto por técnico, zona, cliente, idade, etc

Registados os pedidos e depois de finalizados são automaticamente lançados no ficheiro de INTERVENÇÕES NO EQUIPAMENTO, obtendo assim o histórico do equipamento de uma forma simples e prática. Neste ficheiro poderá obter listagens e/ou estatísticas, com totais de intervenções, tempos de resposta, problemas mais encontrados, por técnico, por cliente, por marca, por modelo, por data, etc.

• Qual a média de intervenções por dia o mês passado,
• De quanto em quanto tempo temos de assistir aquele cliente
• Quem foi o técnico que assistiu o cliente X
• Quanto está a custar a assistência a garantias

O módulo de DOSSIERS INTERNOS consiste num ficheiro com todos aqueles dossiers que a Empresa usa para controlar algumas áreas internas, nomeadamente encomendas, consultas, propostas ou mesmo folhas de obra, etc.. O utilizador define por completo todas as características de cada dossier, ou seja, quais os campos que utiliza e respectivos nomes, como será impresso, o que movimenta, etc.
Se for utilizado como folhas de obra, o sistema funcionará de um modo integrado, dado que para dossier podem ser lançadas referências e as respectivas quantidades com preço de venda e de custo, o que permitirá controlar o que já foi colocado na obra, o que foi orçamentado, o que foi facturado e quanto tudo isto custou. Automaticamente, assim que fecha um pedido de assistência poderá fechar a respectiva obra. Por outro lado, pode observar a partir da ficha da máquina todas as obras já realizadas com aquela máquina.

PONTOS FORTES :

Dossiers Internos
É possível criar uma base de dados ligada a cada cliente e a vários artigos, com o nome que se quiser, com os campos que se quiser e tudo isto de uma forma muito simples.

Situação actual da assistência
Mais uma vez, uma das áreas mais importantes do nosso software é a informação para o gestor. Com este programa pode observar num simples écran que pedidos estão em aberto, divididos pelo tipo - normal, urgente, e prioritário e pela idade, de hoje, com dois dias, etc.. Esta análise permite controlar no momento se assistência está em ruptura ou se está em normal.

Textos automáticos
Devido à ligação com qualquer processador de texto, o qual pode ser chamado a partir de qualquer programa PHC, é possível criar e alterar as minutas de envio de documentos, de faxs, de reclamação de contas, e preencher e imprimir automaticamente sem perder tempo nenhum. Pode realizar mailings para os possuidores de determinado equipamento informando novos modelos, ou um mailing informando que acaba a garantia.

Tempos dos técnicos
Dado que todos os tempos dos técnicos ficam registados, tanto em intervenção como deslocação, é possível fazer uma análise pormenorizada de tempos mortos/ocupados, necessidade real de técnicos, evolução de um técnico especifico, intervenções/dia por técnico, enfim toda a informação sobre cada técnico de uma forma totalmente automática.

Rentabilidade dos Contratos de Assistência
Visto que fica registado qual a situação em que o equipamento se encontra, e em cada intervenção é registado o valor que seria debitado em situação normal e aquele que realmente foi debitado, é possível analisar até que ponto os valores cobrados pelo contrato cobrem ou não os valores não debitados nas intervenções.

Estatísticas de Assistência
Com o controlo da assistência é possível analisar a evolução do tempo médio de resposta, seja da empresa, seja com um cliente especifico ou de um determinado técnico. Além do tempo de resposta é possível analisar o numero de instalações, de assistências de manutenção, a situação no momento de pedidos em aberto, etc.